Tagesabschluss

Der Tagesabschluss (auch Kassenschnitt oder Settlement genannt) ist der Vorgang, bei dem alle gesammelten Kartentransaktionen eines Tages an den Zahlungsdienstleister übermittelt werden. Erst nach dem Tagesabschluss werden die Umsätze zur Auszahlung auf dein Geschäftskonto freigegeben.

Wie funktioniert der Tagesabschluss?

Der Tagesabschluss läuft in der Regel so ab:

Alle Kartentransaktionen des Tages werden im Kartenterminal zwischengespeichert
Am Ende des Geschäftstags löst du den Tagesabschluss aus (manuell oder automatisch)
Das Terminal übermittelt alle gesammelten Transaktionen gebündelt an den Acquirer
Der Acquirer prüft die Daten und leitet die Auszahlung ein
Die Gutschrift erfolgt auf deinem Konto – in der Regel innerhalb von 1–3 Werktagen

Manuell vs. automatisch

Manueller Tagesabschluss

Du löst den Kassenschnitt selbst über das Menü deines Terminals aus. Das gibt dir die Kontrolle, den Abschluss zum passenden Zeitpunkt zu machen – zum Beispiel nach Ladenschluss.

Automatischer Tagesabschluss

Viele moderne Terminals und Anbieter führen den Tagesabschluss automatisch zu einer festgelegten Uhrzeit durch (oft zwischen 22:00 und 02:00 Uhr). Das ist bequem, erfordert aber, dass das Terminal zu diesem Zeitpunkt eingeschaltet und verbunden ist.

Anbieter wie SumUp oder Zettle führen den Tagesabschluss vollständig automatisch im Hintergrund durch – du musst dich um nichts kümmern.

Was passiert, wenn der Tagesabschluss vergessen wird?

Wenn der Tagesabschluss nicht durchgeführt wird, hat das mehrere Konsequenzen:

Verzögerte Auszahlung: Deine Umsätze werden erst nach dem nächsten Tagesabschluss ausgezahlt
Autorisierungsprobleme: Nach einigen Tagen können die zwischengespeicherten Autorisierungen verfallen
Gebühren: Manche Anbieter berechnen eine Gebühr für verspätete Tagesabschlüsse
Transaktionsverlust: Im Extremfall können nicht abgeschlossene Transaktionen verfallen und der Umsatz geht verloren

Tagesabschluss und Buchhaltung

Der Tagesabschluss liefert dir einen Tagesbeleg mit einer Übersicht aller Transaktionen. Dieser Beleg enthält:

Anzahl der Transaktionen
Gesamtumsatz nach Kartentyp (Girocard, Visa, Mastercard, etc.)
Summe der Transaktionsgebühren
Netto-Auszahlungsbetrag

Diesen Beleg solltest du für deine Buchhaltung aufbewahren. Er dient als Nachweis für die Kartenumsätze und erleichtert den Abgleich mit deinen Kontoauszügen.

Tipps für den Tagesabschluss

Regelmäßig durchführen: Am besten täglich nach Geschäftsschluss
Tagesbeleg prüfen: Vergleiche die Summen mit deiner Kasse
Terminal eingeschaltet lassen: Bei automatischem Tagesabschluss muss das Gerät online sein
Abweichungen sofort klären: Stimmen die Zahlen nicht, kontaktiere deinen Zahlungsdienstleister