Kassensystem

Ein Kassensystem ist eine Kombination aus Hardware und Software, die Verkäufe erfasst, Artikel und Bestände verwaltet und Zahlungen abwickelt. Moderne Kassensysteme gehen weit über die klassische Registrierkasse hinaus und bieten umfangreiche Funktionen für die Geschäftsführung.

Was leistet ein Kassensystem?

Ein Kassensystem deckt den gesamten Verkaufsprozess ab:

• Artikelverwaltung: Produkte mit Preisen, Kategorien und Varianten anlegen
• Bestandsführung: Lagerbestände in Echtzeit überwachen
• Zahlungsabwicklung: Bar- und Kartenzahlung akzeptieren
• Berichtswesen: Tages-, Wochen- und Monatsberichte erstellen
• Mitarbeiterverwaltung: Zugriffsrechte und Arbeitszeiten verwalten

Gesetzliche Pflichten: TSE und Finanzamtkonformität

Seit 2020 müssen Kassensysteme in Deutschland mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Die TSE zeichnet jede Transaktion manipulationssicher auf und stellt sicher, dass das Finanzamt die Kassendaten prüfen kann. Ohne zertifizierte TSE drohen Bußgelder.

Kassensystem vs. reines Kartenterminal

Ein Kartenterminal nimmt ausschließlich Kartenzahlungen entgegen. Ein Kassensystem hingegen ist die zentrale Schaltstelle deines Geschäfts – es verwaltet Artikel, erstellt Belege, führt Bestände und liefert Umsatzauswertungen. Viele Händler kombinieren ein Kassensystem mit einem separaten Kartenterminal, das per Schnittstelle angebunden wird.

Kombination Terminal + Kasse

Einige Anbieter bieten integrierte Lösungen, bei denen Kasse und Terminal in einem Gerät vereint sind. Der Vorteil: Weniger Hardware, einfachere Bedienung und keine Schnittstellenprobleme. Der Nachteil: Weniger Flexibilität bei der Anbieterwahl.

Cloud vs. lokales Kassensystem

Cloud-Kassensysteme setzen sich zunehmend durch, da sie flexibler und wartungsärmer sind. In Kombination mit einem POS-System bilden sie die Grundlage für einen modernen Verkaufspunkt.